Domingo 05 de Abril de 2020

Cómo mejorar la productividad de las reuniones

Algunas personas llegan a pasar hasta diez horas por semana en reuniones o preparándose para las mismas, siendo que gran parte de ellas son innecesarias

Cómo mejorar la productividad de las reuniones
domingo 19 de mayo de 2019

Aunque parezca increíble, un trabajador puede llegar a pasar hasta diez horas semanales en reuniones o preparándose para las mismas. Sin embargo, la mitad de esas reuniones suelen ser innecesarias. A continuación, te contamos qué podés hacer para mejorar la productividad de esos encuentros y no sentir que estás perdiendo el tiempo.

En primer lugar, la premisa básica que se debería seguir siempre es que la única razón válida para convocar a una reunión es si algo realmente va a cambiar en tu empresa. No tiene sentido tener una reunión todos los viernes a la mañana por el simple hecho de cumplir con la rutina establecida; si no hay nada nuevo o importante para compartir, es mejor que no se realice. Hay que asignarles la importancia que tienen: para ello, se debe empezar por dejar de convocarlas si no se tiene primero en claro el propósito de las mismas.

Por otro lado, se debe pensar con anterioridad por qué es importante la presencia de cada uno de los convocados. Si no se está seguro de lo que un miembro puede aportar a la reunión, es mejor no convocarlo. De esa manera, se evita que haya personas perdiendo el tiempo mientras podrían estar realizando alguna de las tareas urgentes pertinentes a su área.

Asimismo, tampoco es productivo convocar a una reunión con la única excusa de compartir un momento de distención, o porque alguien no se cree capaz de hacer algo de manera independiente. La confianza entre miembros de un mismo equipo, y de la organización en general, es fundamental. Según un estudio de la Universidad de Harvard, las reuniones más eficaces son aquellas que incluyen, antes del comienzo formal de la misma, unos minutos para conversar; de esa forma, no solo los participantes llegan a conocerse un poco más, sino que logran dejar de lado cualquier tipo de distracción social una vez comenzada la reunión y, de esa manera, se concentran cien por ciento en el asunto que los convoca.