Miércoles 08 de Julio de 2020

Qué tener en cuenta para organizar una buena reunión

Existe una serie de reglas de oro para que una reunión empresarial sea productiva y rentable y no una pérdida de tiempo y dinero

Qué tener en cuenta para organizar una buena reunión
viernes 09 de noviembre de 2018

Las reuniones son uno de los ejes fundamentales para tomar decisiones en el ámbito empresarial. La comunicación entre los distintos integrantes de una empresa es de vital importancia para que los objetivos lleguen a buen puerto. Además, nos ayuda a intercambiar pensamientos, ideas y sentimientos, con el fin de lograr una meta en común. En muchas ocasiones, se desiste de realizar este tipo de asamblea por miedo a que sea una pérdida de tiempo y dinero, aunque lo cierto es que muchas de ellas son necesarias e inevitables.
Lo primero que hay que hacer es preguntarse si convocar a una reunión es lo más conveniente. Para ello, debe estar claro el propósito al que se quiere llegar con la misma. En algunas oportunidades, la distribución de información o la resolución de un conflicto interno pueden aclararse por otros caminos. Si bien a veces es necesario debatir entre los miembros de la compañía, también se pueden llevar a cabo conversaciones individuales o redactar una buena propuesta con ilustraciones que sea tan impactante como una presentación verbal. En cambio, si se quiere fomentar el espíritu de equipo, juntarse entre todos es el mejor paso a seguir.
Una de las claves a tener en cuenta es el costo de la reunión. Éste puede medirse a partir de considerar el salario de los asistentes con el valor del tiempo empleado. De esta manera, se puede multiplicar el tiempo por el número de participantes y evaluarlo según el sueldo por hora de cada uno. El tiempo es de suma importancia al momento de realizar este tipo de asambleas, ya que si no se dispone del mismo para prepararlas puede que a la larga no sirvan de mucho.
Si finalmente se decide realizar una reunión, hay que tener bien claro cuáles serán los ítems a tratar y quiénes serán los asistentes. Para esto, se deben plantear objetivos. Es importante que todos sepan por qué y para qué fueron citados, para evitar que se traten temas que no tengan relación con el fin. Asimismo, es sustancial realizar un resumen de todo lo que se está debatiendo en el encuentro y comprometerse con él.
A una reunión se llega con las ideas claras y planificadas. Los participantes deben prever qué es lo que van a necesitar para su desarrollo y qué es lo que esperan de ellos. Lo ideal sería que el organizador hiciera una presentación explicando los motivos de la cita y que diera paso a que cada integrante exprese lo que aguarde de ella. Finalmente, se debe preguntar si cumplió sus expectativas.
Lo más conveniente es que la reunión no sea demasiado extensa. Llega un momento en que la atención de los participantes no es la de los primeros minutos y por eso se debe considerar la realización de descansos o tentempiés, en caso de prolongarla. Por este motivo, es importante que los temas de mayor relevancia sean tratados al principio y no al final de la charla. Recuerda que las reuniones más cortas son las más productivas. En caso de que el objetivo sea la toma de alguna decisión, debe tenerse en cuenta la opinión tanto de la mayoría como de la minoría, para que todos se sientan parte. Toda idea es bienvenida, siempre y cuando sea constructiva.
Siempre pueden surgir imprevistos que desvíen el foco central, pero si la reunión fue bien planificada, habrá menos sorpresas. Si se establecieron ítems a tratar, esos deben ser los ejes de la conversación. El objetivo tiene que ser claro y se debe animar a que todos participen. Quien la organiza también tiene que dar el ejemplo y ser el primero en llegar a la sala, así sus compañeros se contagian de su puntualidad. Para esquivar imprevistos hay que chequear previamente que todos los elementos para la presentación funcionen; sería una completa pérdida de tiempo si al momento de realizar una proyección los equipos no se desempeñaran con normalidad, o que faltara alguna documentación.
Quien maneje la cita no debe imponer u ostentar su autoridad, aunque al mismo tiempo debe evitar que se generen grupos alternativos que enturbien el encuentro. Los participantes son libres de grabar las reuniones para después hacer un resumen de los compromisos acordados, así como de tomar anotaciones.